В своё время, админя в одной инвестиционной компании, приходилось устраивать и видеоконференции. Исходя из личного опыта, скажу, что, если ваша конфа одноразовая, то лучше вам арендовать зал с готовым оборудованием, поскольку цена на само оборудование( имею ввиду - качественное, вроде поликома ( Polycom ), ставил у себя именно их оборудование) гораздо выше 7т.р... ссыла на офсайт
http://russia.polycom.com/index.html , посмотрите, если интересно