Есть предложение сначала собраться, посидеть, а потом идти гулять.
Ибо считаю, что сперва нужно хоть немного познакомиться. Общее сидение за столом к этому располагает, а вот прогулка не очень.
И еще. В каком из залов ищем друг друга?
Табличку на стол пишем?